MES 1

Introducción.

· La función secretarial

· Principales responsabilidades

· Evolución del rol

· Recepción, Atención, Asistencia, Administración, Asesoría

· Competencias necesarias

· Atención al detalle, Puntualidad, Proactividad, Autonomía

· Iniciativa, Confidencialidad, Confiabilidad, Colaboración

· La relación jefe-secretaria

· Las claves del éxito de la secretaria ejecutiva

· El rol clave en administración de agenda

· Organización de viajes

· Gestión eficientes de compras y reembolso de gastos

· La imagen de la secretaria ejecutiva

· La secretaria como la “voz” del jefe

Relacionamiento efectivo con Gerentes y Directivos

· Clarificación de objetivos y responsabilidades

· Identificación de estilo de trabajo

· Objetivos, prioridades, presiones conflictos del jefe

· Metodología de comunicación preferida

· Toma de decisiones

· Necesidad de información

· Cantidad de detalle

· Manejo de conflictos

· Pedidos de ayuda

· Gestión de situaciones difíciles

· Distancias

· Información sensible

· Malos tratos y críticas

· Interrupciones

· Relación secretaria y entorno del jefe

· Compañeros de trabajo, familia, amigos, clientes, proveedores

· Relación secretaria y múltiples jefes

MES 2

Técnicas de Organización Secretarial.

· Definición y acuerdo de roles, objetivos y responsabilidades

· Clarificación de prioridades

· Definición de rutinas

· Planificación y asignación del tiempo a actividades

· Gestión del tiempo “offline”

· Derivación y delegación de tareas

· Tareas de seguimiento

· Organización del tiempo

· Típicas situaciones de crisis y cómo manejarlas

· Toma de decisiones

· Análisis y diagnóstico de problemas

· Elaboración de soluciones

· La triple restricción: costo, tiempo y alcance

· Métodos eficientes para mantener el orden y la organización

· Mecanismos de control

Administración de agenda.

· Definiciones previas de administración de agenda

· Separación de responsabilidades

· Horarios y días disponibles

· Preferencias de rutina

· Tiempos libres entre compromisos

· Establecimiento de prioridades de agenda

· Administración de reuniones

· Gestión efectiva de pedidos de reunión

· Relevamiento de información para reuniones

· Objetivos, participantes, aspectos logísticos

· Reserva de salas, materiales, requerimientos técnicos

· Gestión de conflictos de agenda

· Criterios para reagendar reuniones

· Cancelación de reuniones

· Reuniones imprevistas

· Optimización del tiempo disponible

· Administración de agenda en viajes y eventos

MES 3

Rendiciones de Gastos Corporativos y Personales.

· Conciliación de tarjeta corporativa y personal

· Rendición de gastos en efectivo

· Pagos con cheque

· Transferencia electrónica

· Gastos de viajes

· Vuelo, hotel, traslados, comidas, propinas

· Peajes, estacionamiento, combustible

· Mantenimiento e impuesto de vehículos

· Eventos de negocios

· Regalos corporativos

· Impuestos y Servicios

· Gestión integral de comprobantes

MES 4

Protocolo y Ceremonial en la Empresa.

· Normas de cortesía

· Saludos y presentaciones

· Asuntos apropiados e inapropiados de conversación

· Imagen profesional

· Vestimenta

· Accesorios

· Maquillaje

· Cuidado personal

· Recepciones y reuniones

· Desayuno de trabajo

· Almuerzos y cenas de negocios

· Organización de mesas

Herramientas Tecnológicas para Secretarias.

· Organización Tecnológica de Tareas

· Lista de pendientes

· Temas delegados

· Espera de respuestas

· Temas urgentes

· Agenda Tecnológica

· Reuniones

· Recordatorios

· Citas

· Eventos de día completo

· Conferencias

· Envío de invitaciones

· Confirmación de invitados

· Lista de Contactos Tecnológica

· Nuevos contactos

· Actualización de contactos

· Organigramas

· Conferencias virtuales

· Herramientas de colaboración

MES 5

Redacción Empresarial.

· Gestión de comunicaciones

· Normas de cortesía escrita

· Cartas

· Invitaciones

· Memo

· Informes

· Folletos

· Boletines

· Acta y minutas de reunión

· Comunicados

· Diferencias entre email y escritura tradicional

· Redacción de comunicaciones internas

· Newsletter

· Redes sociales

· Blogs

Recepción y Atención Telefónica.

· Presentación corporativa y personal

· Tono de voz, lenguaje corporal

· Tiempo de espera

· Reglas de derivación

· Confidencialidad

· Facilitación de información

· Recolección de información

· Gestión de crisis y temas urgentes

· Gestión de quejas y reclamos

· Reporte de llamados

· Buenas prácticas de atención telefónica

MES 6

Compras y Presupuestos.

· Relevamiento de necesidades

· Elaboración de presupuesto desde cero

· Contrataciones con un presupuesto preaprobado

· Condiciones de facturación

· Condiciones de pago

· Condiciones de entrega

· Cálculo de financiamiento

· Tasa de interés

· Licitación

· Contacto con proveedores

· Impuestos relacionados

· Costos adicionales de contratación

· Comisiones

· Transporte

Manejo del estrés.

· Conservando la calma bajo presión

· Fases del estrés

· Alarma, resistencia, agotamiento

· Consecuencias del estrés

· Enfoque proactivo

· Manejando la sobrecarga de trabajo

· Priorización de tareas

· Asertividad: cómo decir que no

· Manejando malos tratos

· Qué hacer y no hacer

· Entendiendo las fuentes del mal trato

· Cómo evitar malos tratos

El Secretario Ejecutivo es un profesional habilitado para desempeñarse en organizaciones tanto públicas como privadas y con las siguientes funciones:

• Participación en la planificación, organización, administración y control del funcionamiento de oficinas.
• Participación en las Relaciones Públicas y Humanas para el trato fluido con clientes, proveedores y otras personas relacionadas con la empresa o instituciones.
• Coordinación de encuentros, jornadas y otras reuniones de índole laboral.
• Actuación en la definición, asesoramiento de la instalación, administración y organización de sistemas de archivos y documentos de la empresa.

El Secretario Ejecutivo es un profesional en la organización en el manejo del tiempo, de tareas y agendas de trabajos de los directivos y los propios.

También cuenta con las herramientas para la coordinación de técnicas fundamentales de la comunicación oral y escrita optimizando la redacción de cartas, esquelas, informes, documentos comerciales, bancarias tributarias y otros servicios.

Todas estas tareas se desarrollarán con la utilización de recursos informáticos disponibles.